अपनी याचिका के लिए प्रेस रिलीज़ कैसे लिखें

पहले समाचार कोण तय करें

पत्रकारों को एक कहानी की आवश्यकता होती है, न कि केवल एक याचिका लिंक की। लिखने से पहले तय करें कि यह अभी खबर क्यों होनी चाहिए। एक याचिका उसके आयोजक के लिए गहरी महत्वपूर्ण हो सकती है, लेकिन मीडिया का ध्यान आकर्षित करने के लिए यह तैयार नहीं हो सकती: एक छोटे हस्ताक्षर की संख्या और बिना किसी अंतिम तिथि के आमतौर पर समाचार कक्ष के लिए अभी तक कोई कहानी नहीं होती।

मजबूत याचिका समाचार कोणों में शामिल हैं:

• हस्ताक्षर संख्यां जो प्रभावित होने वाले समुदाय या समूह के आकार के हिसाब से महत्वपूर्ण दिखे।
• एक आगामी मतदान, समय सीमा, सुनवाई, परिषद बैठक, या अदालत की तारीख
• एक निर्णय-निर्माता को याचिका वितरण
• एक स्थानीय संघर्ष जो निवासियों, छात्रों, श्रमिकों, अभिभावकों, मरीजों, या ग्राहकों को प्रभावित कर रहा है
• एक व्यक्तिगत कहानी जो मुद्दे के मानव प्रभाव को दिखाती है
• जिस संस्थान पर याचिका की जा रही है, उसकी प्रतिक्रिया, इनकार, या चुप्पी

यदि आप एक वाक्य में समाचार का कोण नहीं समझा सकते हैं, तो विज्ञप्ति भेजने से पहले इसे और परिष्कृत करना जारी रखें।

ऐसी शीर्षक लिखें जो कहानी बताती हो

शीर्षक को एक स्पष्ट पंक्ति में समाचार को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए। यह चतुर होने की जरूरत नहीं है। यह विशिष्ट होना चाहिए।

अच्छी याचिका शीर्षकों में अक्सर एक संख्या, एक स्थान, एक निर्णय-निर्माता, और एक ठोस मांग शामिल होती है।

"समुदाय एक साथ आता है" या "लोग परिवर्तन की मांग करते हैं" जैसे अस्पष्ट शीर्षकों से बचें, जब तक कि शीर्षक यह न कहे कि परिवर्तन क्या है।

सबसे महत्वपूर्ण तथ्यों को पहले रखें

पहला पैराग्राफ मुख्य भाग होता है। यह आवश्यक प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए: कौन क्या कर रहा है, उन्हें क्या चाहिए, यह क्यों मायने रखता है, यह कहाँ हो रहा है, और उसके बाद क्या होता है।

ऐसे लिखें जैसे पत्रकार केवल पहला पैराग्राफ ही पढ़ सकते हैं। यदि वहाँ कहानी स्पष्ट नहीं है, तो विज्ञप्ति को नजरअंदाज किया जा सकता है।

मानक संरचना का पालन करें

प्रेस विज्ञप्ति का उपयोग सबसे आसान तब होता है जब यह एक परिचित प्रारूप का पालन करती है। यह संरचना अंग्रेजी-भाषा समाचार कक्षों के लिए सबसे परिचित है; प्रेस परंपराएं देश के अनुसार भिन्न होती हैं, इसलिए यदि कुछ नीचे दिए गए अनुसार आपके क्षेत्र में प्रचलन में नहीं है, तो उसे अनुकूलित करें या छोड़ दें। प्रिय लेख, उद्धरण, और संपर्क विवरण सटीक लेबल से अधिक महत्वपूर्ण होते हैं।

• विमोचन लेबल: कुछ देशों में "तत्काल विमोचन के लिए" जैसी एक पंक्ति शीर्ष पर देना पारंपरिक है; कई अन्य देशों में इसका उपयोग बिल्कुल नहीं किया जाता।
• शीर्षक: एक पंक्ति जो समाचार को पकड़ती है।
• शहर और तारीख: जहां स्थानीय परंपरा हो, इसे विज्ञप्ति के शीर्ष पर लिखा जाता है।
• मुख्य पैराग्राफ: मुख्य कहानी दो या तीन वाक्यों में।
• मुख्य भाग: संदर्भ, प्रमाण, और पृष्ठभूमि के साथ दो या तीन छोटे पैराग्राफ। पत्र के शरीर को तीसरे व्यक्ति में लिखें (उदाहरण के लिए "निवासी मांग कर रहे हैं", "हम मांग कर रहे हैं" नहीं), ताकि पत्रकार वाक्यों को सीधे प्रयोग कर सके; आपका स्वयं का स्वर उद्धरण में होना चाहिए।
• उद्धरण: याचिका निर्माता या प्रभावित व्यक्ति द्वारा मानव कथन।
• याचिका विवरण: याचिका लिंक, हस्ताक्षर संख्या, समय सीमा, और निर्णय-निर्माता।
• के बारे में: दो या तीन वाक्य जो बताते हैं कि याचिका कौन चला रहा है और क्यों। आप इस पैराग्राफ़ को बिना बदले हर प्रेस रिलीज़ में उपयोग कर सकते हैं।
• संपर्क विवरण: नाम, ईमेल पता, फोन नंबर या कोई अन्य माध्यम जहां आप जल्दी जवाब देते हैं, और साक्षात्कार के लिए उपलब्धता।

प्रेस विज्ञप्ति को एक पृष्ठ तक सीमित रखें, आमतौर पर लगभग 300 से 450 शब्दों में। वास्तविक समाचार के साथ एक छोटा प्रेस विज्ञप्ति, पुनरावृत्ति से भरे लंबे प्रेस विज्ञप्ति से बेहतर होता है।

एक शब्द जो आप देख सकते हैं: "अम्बार्गो" का मतलब होता है पत्रकारों से अनुरोध करना कि वे सहमत समय से पहले प्रकाशित न करें। एक प्रतिबंध केवल तभी कार्य करता है जब पत्रकार ने पहले से इसे मान लिया हो — ईमेल के शीर्ष पर इस शब्द को लिखने से कोई समझौता नहीं होता — और एक याचिका अभियान के लिए यह लगभग कभी आवश्यक नहीं होता। जब संदेह हो, तो बस प्रेस विज्ञप्ति तब भेजें जब आप समाचार के सार्वजनिक होने के लिए तैयार हों।

एक उद्धरण शामिल करें जिसे पत्रकार उपयोग कर सकते हैं

पत्रकार कहानियों में मानवीय आवाज जोड़ने के लिए उद्धरण का उपयोग करते हैं। अच्छा उद्धरण उन तथ्यों की पुनरावृत्ति नहीं करना चाहिए जो पहले से ही विज्ञप्ति में बताए गए हैं। यह समझाना चाहिए कि मुद्दा वास्तविक लोगों के लिए क्यों महत्वपूर्ण है।

कमजोर उद्धरण कहता है: "हम इस मुद्दे को लेकर बहुत चिंतित हैं।"

एक अधिक सशक्त उद्धरण कहता है: "यह पुस्तकालय वह स्थान है जहाँ मेरे बच्चे अपना होमवर्क करते हैं जबकि मैं अपनी शाम की पाली समाप्त करता हूँ। अगर यह बंद हो जाता है, तो मेरे जैसे परिवार पुस्तकों से अधिक कुछ खो देते हैं। हम पड़ोस में बची हुई गिनी-चुनी सुरक्षित सार्वजनिक जगहों में से एक खो देते हैं।"

किसी और का नाम लेने या उनके उद्धरण देने से पहले, सार्वजनिक रूप से पहचाने जाने की उनकी स्पष्ट अनुमति प्राप्त करें — और यदि वह बच्चा है, तो अभिभावक या संरक्षक की अनुमति भी लें।

स्वाभाविक भाषा का उपयोग करें। उद्धरण को नारा या समिति द्वारा लिखा गया आधिकारिक बयान न बनाएँ।

उपयोगी संख्या और प्रमाण जोड़ें

संख्याएँ पत्रकारों को कहानी के आकार और तत्कालता का आकलन करने में मदद करती हैं। वर्तमान हस्ताक्षर संख्या, कितनी जल्दी हस्ताक्षर एकत्र किए गए, कितने लोग प्रभावित हुए हैं, और कब निर्णय लिया जाएगा, शामिल करें।

साक्ष्य का सावधानीपूर्वक उपयोग करें। यदि आप किसी सार्वजनिक दस्तावेज़, आधिकारिक निर्णय, रिपोर्ट, बैठक एजेंडा, या बजट आंकड़ा का हवाला देते हैं, तो पत्रकार के लिए इसे सत्यापित करना आसान बनाएं। तथ्यों और अपनी व्याख्या को स्पष्ट रूप से अलग रखें, और यदि निर्णयकर्ता ने अभी तक उत्तर नहीं दिया है, तो उनके उद्देश्यों का अनुमान लगाने के बजाय इसे निष्पक्ष रूप से कहें।

अतिशयोक्ति न करें। एक प्रेस विज्ञप्ति जो तथ्यों को बढ़ा-चढ़ाकर दिखाती है, पूरी अभियान की विश्वसनीयता को नुकसान पहुंचा सकती है।

सही पत्रकारों को खोजें और संपर्क करें

गलत इनबॉक्स पर भेजी गई एक अच्छी प्रेस विज्ञप्ति अक्सर व्यर्थ जाती है। ईमेल भेजने से पहले नामांकित पत्रकारों की एक छोटी सूची तैयार करें; सही लोगों को कैसे खोजें इसके लिए देखें आपकी याचिका के लिए मीडिया कवरेज कैसे प्राप्त करें।

• व्यक्तिगत ईमेल लिखें: यदि आप कोई बेहतर संपर्क पा सकते हैं तो केवल एक सामान्य न्यूज़रूम पते पर विज्ञप्ति न भेजें। किसी विशेष पत्रकार को एक संक्षिप्त नोट लिखें, जिसमें यह बताया गया हो कि यह कहानी उनके कवरेज में कैसे फिट होती है, और उसके नीचे ईमेल बॉडी में प्रेस रिलीज़ चिपकाएँ। प्रेस विज्ञप्ति को केवल अटैचमेंट के रूप में ना भेजें: अटैचमेंट अक्सर अनखुला रह जाता है। आपकी विषय-पंक्ति आमतौर पर प्रेस विज्ञप्ति शीर्षक हो सकती है।
• फोटोग्राफ की पेशकश करें: एक कहानी जिसके साथ उपयोगी फोटोग्राफ हो, उसके प्रकाशित होने की संभावनाएं अधिक होती हैं। जगह या शामिल लोगों की एक स्पष्ट तस्वीर प्रस्तुत करें — जिसे उपयोग करने का आपके पास अधिकार हो, और उसमें कोई पहचानने योग्य व्यक्ति हो तो उनसे अनुमति प्राप्त हो — और अपने ईमेल में उल्लेख करें कि यह उपलब्ध है।
• अपने हस्ताक्षरकर्ताओं की सुरक्षा करें: कभी भी हस्ताक्षर सूची या किसी हस्ताक्षरकर्ता का व्यक्तिगत डेटा पत्रकार के साथ साझा न करें। किसी को साक्षात्कार के लिए तभी प्रस्तावित करें जब उन्होंने इसके लिए सहमति दी हो।
• समय का सही चुनाव करें: कई देशों में, सप्ताह के मध्य में कामकाजी सप्ताह की सुबह का समय अच्छा होता है, लेकिन देश और आउटलेट द्वारा न्यूज़रूम के शेड्यूल अलग-अलग होते हैं - इसे एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में मानें और प्रत्येक आउटलेट की अपनी समय-सीमा की जाँच करें।

अपनी अपेक्षाएँ वास्तविक रूप से तय करें: जिन पत्रकारों को आप प्रेस विज्ञप्ति भेजेंगे, उनमें से हर कोई इसका उपयोग नहीं करेगा, और अधिकतर जवाब नहीं देंगे। यह सामान्य है और इसका मतलब यह नहीं है कि कहानी कमजोर है।

सही समय चुनें

जब कहानी को कवर करने का कारण सबसे मजबूत हो, तब प्रेस विज्ञप्ति भेजें। अच्छे क्षणों में शामिल हैं एक महत्वपूर्ण हस्ताक्षर मील का पत्थर तक पहुँचना, सार्वजनिक बैठक से एक दिन पहले, याचिका वितरण की सुबह, या निर्णय-निर्माता द्वारा तत्काल प्रतिक्रिया के बाद।

शुक्रवार को देर से भेजने से बचें जब तक कि कहानी अत्यावश्यक न हो या सप्ताहांत की घटना से न जुड़ी हो।

यदि याचिका किसी आयोजन से जुड़ी है, तो पत्रकारों के लिए कवरेज की योजना बनाने के लिए विज्ञप्ति को पर्याप्त रूप से जल्दी भेजें। एक याचिका वितरण के लिए, दो या तीन दिन की सूचना देना अक्सर उसे तब भेजने से बेहतर होता है जब हस्तांतरण पहले ही हो चुका हो।

एक बार फॉलो करें

अगर आपको जवाब नहीं मिलता है, तो दो कामकाजी दिनों के बाद एक छोटा सा फॉलो-अप भेजें। यदि आपके पास कोई नई जानकारी है, जैसे कि अधिक हस्ताक्षरों की संख्या, कोई व्यक्ति जो साक्षात्कार के लिए सहमत हो गया है, या किसी निर्णय लेने वाले की प्रतिक्रिया, तो उसे शामिल करें।

किसी पत्रकार से संपर्क जारी न रखें जो रुचि नहीं रखता। एक सम्मानजनक संबंध बाद के अभियानों या भविष्य के अपडेट में मदद कर सकता है।

सामान्य गलतियों से बचें

• रिलीज भेजना जब तक कि कहानी के लिए मौजूदा समय में समाचार बनने का वास्तविक कारण न हो।
• एक ऐसा शीर्षक लिखना जो यह नहीं बताता कि क्या हुआ है या क्या माँगा जा रहा है।
• शरीर को पहले व्यक्ति में लिखना, ताकि पत्रकार किसी भी वाक्य का उपयोग वैसा ही न कर सके।
• एक उद्धरण शामिल करना जो केवल उन तथ्यों को दोहराता है जो पहले से ही रिलीज़ में अन्यत्र दिए गए हैं।
• बिना अनुमति के किसी व्यक्ति का नाम लेना या उन्हें उद्धृत करना।
• रिलीज़ को केवल संलग्न फ़ाइल के रूप में भेजना, ईमेल में चिपकाए बिना।